IT工作里面容易被忽視的就是文檔的編寫。往往在管理員進行數據中心的安裝、配置、修復或優化的時候，時間都是非常緊迫的，因為在做這些工作的時候注意力都需要高度集中。但假如面臨數據中心升級和改造的時候，你就會發現文檔多么的重要，特別是一個數據中心的結構圖。
數據中心的文檔在故障恢復的時候是至關重要的，在故障發生后，你可能需要重新創建相同的環境。文檔在進行遠程協助的時候也是至關重要的，你可以想象一下，一個遠程工程師在進行遠程工作的時候，沒有一些數據中心的資料文檔，只能通過自己的經驗慢慢尋找所需要配置服務器和設備，這簡直是很痛苦的，相信每個遠程協助過的工程師都深有體會。
當然數據中心的文檔還有另一個很重要的作用，就是工作的傳承。總不能指望工作人員在數據中心工作一輩子都不離開，在有文檔記錄的情況下，工作的交接就變得事半功倍，而且更能做到文檔記錄的一種傳接。
工作團隊是一個重要的部分。假如你是數據中心負責人，并跟隨著數據中心的建立、擴展規模，就算這樣你也沒辦法負責所有的事情。所以一個工作團隊是非常重要的，你總不能負責所有的事情，而且在你休假的時候，也需要有人去跟進自己的工作。
整個工作團隊都應該要有數據中心的結構圖，即使是開發商。如果開發商的項目比較小，只有一個人在負責自己的項目，他們可能需要重新啟動服務器或檢查線路。
當對網絡和服務器設備不熟悉的情況下，去處理問題是很耗費時間的，更有可能引起其他的故障和錯誤。特別是通過結構圖，就算你沒有接觸過一些設備，也可以方便的進行操作，這樣可以節省大量的時間。
文件應該只適用于需要物理訪問的知識或原理圖的規劃方。考慮基于誰可能需要訪問該文件的安全和風險，如果未經授權的人看到它所包含的數據。如果入侵者獲得訪問您的數據中心和知道采取服務器標記為“客戶數據庫，然后在地圖會幫助他們取得成功。
數據中心的資料文檔應該放于安全的地方，特別是需要加上權限訪問。如果沒有權限訪問，所有人都可以訪問資料的話對數據中心的安全會有很大的隱患，特別是黑客侵入，一旦拿到了這些資料(數據中心的文檔很多都包含用戶名密碼信息)，簡直就可以輕易控制整個數據中心，所以安全防患對于資料文檔非常重要。
文檔更新的重要性
在某些方面來說，一些數據中心的資料文檔很少更新，但至少比沒有好。IT部門往往忽視了資料文檔的更新導致資料文檔的內容和現狀有不一樣的地方。
如果沒有文檔，有些時候根本不知道如何進行配置修改和故障修復。但過時的文檔也會導致技術人員在處理的時候走彎路，想象一下，一個系統管理員由于文檔里面記錄的密碼更新不及時，他登陸不成功，反而以為是系統故障。
數據中心的結構圖不會很頻繁的更新。但在舊設備下架和新設備上架、網絡進行升級等等操作之后就應該立刻更新，最好是記錄變更管理過程的每一個步驟。
